Les services de comptabilité devraient aujourd’hui être constitués de machines performantes et puissantes. « Comment cela pourrait-être possible? » demandez-vous. En rejoignant le 21e siècle; c’est-à-dire, en mettant en place des processus automatisés et en utilisant des applications infonuagiques.
Les services de comptabilité sont passés de registres papiers à une gestion informatisée. Il est maintenant temps d’évoluer vers l’automatisation. Un tel changement doit être soigneusement planifié et mis en place, afin de s’assurer que l’information requise soit partagée sans difficulté à travers une entreprise. Par le passé, ce type d’installation n’était disponible qu’aux grandes sociétés, principalement en raison des coûts d’installation et de maintenance. Plus maintenant!
Les applications de comptabilité d’aujourd’hui sont infonuagiques plutôt que téléchargeables. Cette technologie permet aux mises à jour et aux corrections de problèmes d’être faites efficacement, sans intervention de l’utilisateur. Utiliser des applications infonuagiques signifie également qu’un utilisateur peut se trouver n’importe où, sur n’importe quel appareil (par exemple, un ordinateur, un portable, un téléphone cellulaire).
Historiquement, traiter des registres comptables signifiait travailler avec du papier. Aujourd’hui, tout est reçu et envoyé électroniquement, des reçus de fournisseurs aux factures de ventes et aux paiements. Très peu de documents sont disponibles en format papier seulement et sans alternative disponible; presque tous les documents peuvent désormais être numérisés à l’aide d’un simple scanneur, ou d’une image capturée avec un appareil mobile.
Comment tous ces changements peuvent-ils profiter à un service de comptabilité plus efficace? Les bénéfices viennent de la réduction d’entrées de données manuelles, ce qui réduit la part d’erreur humaine. L’étape suivante consiste à utiliser une application pour lire (par le biais de ROC), comprendre et traiter les transactions. Plusieurs des applications disponibles peuvent être paramétrées afin que les transactions répétées soient traitées automatiquement, en incluant la mesure appropriée des taxes de vente.
Y aura-t-il des erreurs? Bien sûr, aucun système n’est infaillible, mais plutôt que de regarder chaque document justificatif afin de valider une entrée, les systèmes modernes sont programmés pour fournir une analyse du résultat final. Dès que l’entrée de donnée est terminée, en incluant les conciliations bancaires et de carte de crédit, l’étape suivante est de générer un rapport détaillé des profits et des pertes de l’allocation de dépenses. Il est alors possible d’examiner les comptes pour détecter les anomalies, ce qui est beaucoup plus rapide que l’entrée manuelle de toutes les données.
Afin d’améliorer encore plus le rendement, un examen de la provenance de chaque information comptable doit être fait. Est-ce que toutes les applications tierces sont connectées avec l’application de comptabilité principale? Si la réponse est non, peuvent-elles l’être? Sinon, il peut être nécessaire de repenser les applications utilisées afin de s’assurer que chaque application est connectée sans heurt. Beaucoup des applications disponibles sont actuellement capables de se connecter au logiciel de registre comptable le plus répandu.
Un autre secteur à attaquer où le papier n’est plus nécessaire est celui des chèques! Encore une fois, avec la technologie moderne, les chèques peuvent être remplacés par des paiements par virement électroniques. Plusieurs entreprises utilisent la plateforme de leur banque pour les virements. Cette plateforme n’est cependant pas connectée au logiciel de comptabilité et est dispendieuse. D’autres plateformes peuvent se connecter au logiciel et sont plus abordables; les économies sont alors doublées.
Qu’en est-il du service de la paie? Les paies ont évolué à travers les années vers les dépôts directs et les portails employés; elles sont donc devenues informatisées en grande partie. La dernière étape serait donc de connecter le service de paie au logiciel comptable si ce service est offert par un tiers. Si ce n’est pas possible, peut-être est-il temps de changer pour un service qui le fait.
La comptabilité infonuagique et les applications liées ont révolutionné l’industrie. Il est grand temps que les services de comptabilités traditionnels soient revus et automatisés! Ainsi, plus de temps pourra être consacré à l’analyse des résultats en temps réel.
Rédigé par Dianna Thorne, CPA, CA – Targeted Accounting en partenariat avec Segal LLP. Cet article a été écrit pour notre survol trimestriel sur l’actualité canadienne, publié par les cabinets membres de Moore Amérique du Nord.