POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Dernière mise à jour : 01 décembre 2023
1. Information générale
1.1 Introduction
La protection de la vie privée est importante pour Marcil Lavallée (ci-après la « Société », « nous », « notre »). Pour cette raison, nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables.
La présente Politique de confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec les Conditions d’utilisation du site Web (inclure lien) et les ententes de Services conclues avec la Société, décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de communication et de conservation des Renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.
En utilisant notre site Web Accueil – Marcil Lavallée (marcil-lavallee.ca) (le « site Web ») ou l’un de nos Services, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos Renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas de respecter et d’être lié par la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, à accéder ou à utiliser notre site Web ou nos Services, ni à partager vos Renseignements personnels avec nous.
Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants de la Société, ou à toute autre personne affiliée à la Société, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi applicable.
1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels
Les questions, les commentaires et les plaintes portant sur la Politique et les pratiques de la Société en matière de respect de la vie privée peuvent être adressées à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :
Courriel : protection@mlcpa.ca
Adresse :
400 – 1420, place Blair Ottawa (Ontario)
K1J 9L8
Canada
2. Définitions
Les mots et les expressions qui suivent, lorsqu’ils apparaissent avec une majuscule initiale dans la Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-après, à moins d’une dérogation implicite ou explicite dans le texte :
« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite les données pour le compte de la Société. Il s’agit d’organisations tierces ou de personnes employées par la Société pour faciliter les Services, fournir les Services pour le compte de la Société, effectuer des services liés aux Services ou aider la Société à analyser l’utilisation des Services.
« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, c’est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte quelque chose sur l’identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, les préférences, les tendances psychologiques, les prédispositions, les capacités mentales, le caractère et le comportement de la personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce, quelle que soit la nature du support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
« Renseignements personnels sensibles » : désigne un Renseignement personnel qui, lorsque par sa nature ou le contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée. Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou encore de renseignements sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou bien l’origine ethnique.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne qui est en charge de l’application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la Section 1.2 de la présente Politique.
« Services » : Services fait référence au site Web et à tous les services connexes offerts par la Société, qui comprennent les services professionnels et, le cas échéant, les médias associés, les documents imprimés et la documentation « en ligne » ou électronique.
3. Traitement des Renseignements personnels
3.1 Collecte des Renseignements personnels
Votre consentement de partager vos renseignements personnels avec nous
Pour la Société, le respect de votre vie privée et de la confidentialité de vos données est primordial. C‘est pourquoi nous avons élaboré cette Politique de confidentialité afin de vous indiquer quels renseignements nous recueillons, comment nous les traitons, et quand nous devons les communiquer à des sous-traitants ou à des tiers.
Par votre consentement, vous autorisez la Société à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir nos services. Sachez que vous demeurez maître en tout temps de vos renseignements personnels et que le consentement que vous nous donnez au moment de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps. Nous nous assurerons de respecter votre choix conformément à nos obligations légales.
Par ailleurs, il est primordial de lire cette présente Politique de manière conjointe avec notre document concernant les Conditions d’utilisation du site Web.
Dans le cadre de nos activités, nous ne pouvons recueillir, traiter et utiliser différents types de Renseignements personnels que vous nous donnez que si la loi nous le permet, incluant les renseignements énumérés ci-dessous :
Dans l’accomplissement de mandats que vous nous confiez :
- des informations professionnelles ou relatives à l’emploi, comme votre curriculum vitae, votre lieu d’emploi, vos titres ou postes gouvernementaux, vos employeurs, les entreprises détenues, le salaire ou revenu de travail autonome ainsi que les renseignements à l’égard de vos antécédents criminels et d’autres informations que vous nous fournissez lorsque vous postulez pour un emploi chez la Société;
- des coordonnées, tels que votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse et vos numéros d’entreprise pour la création d’un compte client;
- des informations d’ordres financier et fiscal, notamment votre revenu et d’autres informations concernant vos finances personnelles;
- des renseignements relatifs à des produits ou services, tels que les renseignements concernant les services que nous vous avons rendus;
- des renseignements fournis dans le cadre de l’exécution de notre prestation de services de certification, de fiscalité, de consultation et de tenue de livres;
- des renseignements relatifs aux transactions et au paiement, comme le mode de paiement utilisé, la date et l’heure, le montant du paiement, le code postal de facturation, votre adresse et d’autres informations connexes;
- des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants.
Par l’entremise de notre site Web :
- des coordonnées, telles que votre nom et prénom et votre adresse courriel pour vous permettre de communiquer avec nous;
- des coordonnées, telles que votre nom et prénom, votre adresse courriel et votre curriculum vitae pour vous permettre de postuler à un poste chez nous;
- des renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation du site Web et de nos Services, incluant :
- des renseignements de connexion et autres informations sur vos activités sur le site Web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, le type de navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles;
- des données de géolocalisation, comme votre adresse IP, une localisation précise ou approximative déterminée à partir de votre adresse IP ou du GPS de votre appareil mobile (selon les réglages de votre appareil).
Dans chaque cas, ces renseignements personnels sont traités conformément aux fins légitimes et nécessaires énumérées à la Section 0 ci-dessous. De plus, nous nous assurons de recueillir et de traiter uniquement les données et Renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins des objectifs pour lesquels vous nous les donnez. Si une utilisation subséquente de vos Renseignements personnels devait avoir lieu, nous vous en aviserons tel que requis par la loi.
3.2 Utilisation des Renseignements personnels
Comme indiqué au point 3.1, nous n’utilisons vos Renseignements personnels que dans les limites autorisées par la loi. Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels aux fins légitimes décrites ci dessous :
- vous fournir des Services;
- vous permettre de vous abonner à notre infolettre et à nos bulletins;
- vérifier votre identité et examiner vos antécédents personnels, comme le permet la loi;
- exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de notre site Web;
- gérer le risque et les activités;
- respecter nos obligations en vertu des lois et règlements en vigueur;
- développer de nouveaux Services et améliorer notre site Web et nos Services;
- à des fins de marketing et de développement des affaires, si vous avez préalablement consenti au traitement de vos renseignements personnels à ces fins;
- vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité;
- répondre à vos questions et vous fournir une assistance au besoin;
- administrer un concours, une promotion, un sondage ou une autre fonctionnalité du site Web ou de nos Services;
recueillir les avis et commentaires relativement à nos Services;
effectuer des recherches et des analyses en lien avec notre entreprise et nos Services;
- détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables;
- constater, exercer ou défendre un droit ou une procédure en justice;
- vous transmettre des communications conformément à la loi;
- permettre la fonction de postuler à un emploi auprès de la Société;
- toute autre fin permise ou requise par la loi.
Les Renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière sécuritaire sur nos serveurs internes et externes qui se trouvent au Canada. Soyez assurés que ces Renseignements personnels sont divulgués uniquement lorsque nous avons une obligation légale de le faire.
3.3 Communication des Renseignements personnels
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, entrepreneurs, consultants, mandataires, fournisseurs de services et autres tierces parties de confiance qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à exploiter notre site Web, à réaliser et à protéger nos activités commerciales ou à vous servir.
De plus, notre Politique interne de protection des Renseignements personnels limite l’accès aux membres du Personnel de notre société qui pourraient avoir un besoin d’accéder à vos Renseignements personnels et de les traiter.
Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à des tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
3.3.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties
Bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données.
Voici les types de Fournisseurs de services pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :
- Système de gestion de l’entreprise
- Services de marketing
- Outils pour la pratique permettant de rendre nos services professionnels
- Portail sécurisé d’échange de documents
Lorsque nous communiquons vos Renseignements personnels à des Fournisseurs de services, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les règles énoncées dans la présente Politique sont respectées. Nous ne leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat. Ces Fournisseurs de services sont tenus d’utiliser les Renseignements personnels selon nos directives et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, nous nous assurons que ces Fournisseurs prennent des mesures suffisantes quant à la mise en œuvre de moyens de protection adéquats qui sont proportionnels à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou communiqués.
3.3.2 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :
- pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence;
- pour protéger nos activités;
- pour nous conformer à des procédures judiciaires;
- pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers;
- pour nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir; et
- conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.
3.3.3 Transaction commerciale
Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en stricte conformité avec la présente Politique, vos Renseignements personnels en cas de vente, de transfert ou de cession, en tout ou en partie, de la Société ou de nos actifs (par exemple, à la suite d’une fusion, d’une consolidation, d’un changement de contrôle, d’une réorganisation, d’une faillite, d’une liquidation ou de toute autre transaction commerciale, y compris dans le cadre de la négociation de telles transactions). Dans ce cas, nous vous informerons avant que vos Renseignements personnels ne soient transférés et ne soient régis par une autre politique de confidentialité.
3.3.4 Consentement des Renseignements personnels
Dans la mesure du possible, la Société obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements en plus d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication.
Nous solliciterons votre consentement avant d’utiliser ou de communiquer vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles énoncées aux présentes.
3.3.5 Conservation des Renseignements personnels
Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d’intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité des Renseignements personnels, pour prévenir les abus et violations ou pour poursuivre des criminels).
3.4 Renseignements personnels de nature sensible
Dans le cadre de nos activités, nous recueillons des Renseignements personnels considérés comme étant de nature sensible, lorsqu’ils sont nécessaires pour nos opérations. Nous nous assurons, dans un tel cas, d’avoir votre consentement explicite pour le faire, conformément à la Loi.
4. Vos droits
À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en complétant le formulaire disponible sur demande et en le transmettant par courriel ou par la poste à l’attention de notre Responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à la Section 1.2 de la Politique :
- Vous avez le droit d’avoir accès aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander une copie des documents contenant vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable;
- Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts;
- Vous avez le droit de demander la destruction, d’une partie ou de la totalité, des renseignements personnels qui vous concernent, et ce, dans les limites permises par les lois applicables;
- Vous avez le droit de retirer ou de modifier votre consentement à ce que la Société recueille, utilise, communique ou conserve vos Renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
- Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire;
- Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, ou à toute autre autorité compétente selon la province, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.
Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de fournir un document d’identification approprié ou de vous identifier autrement.
Nous encourageons tous nos clients à maintenir leurs renseignements personnels chez nous à jour. Les décisions relatives aux divers services que nous pouvons offrir à notre clientèle peuvent varier selon l’exactitude de ces données. Il est ainsi primordial de s’assurer que nous avons un portrait exact de votre situation.
5. Témoins de connexion et autres technologies de suivi
Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les « Cookies ») pour nous aider à opérer, protéger et optimiser le site Web et les Services que nous offrons. Les Cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite du site Web, dont votre langue de préférence, le type et la version de votre navigateur, le type d’appareil que vous utilisez et l’identifiant unique de votre appareil. Si certains des Cookies que nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur, d’autres Cookies sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de nous permettre de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite du site Web. Les données recueillies par l’intermédiaire de ces Cookies n’ont pas pour objet de vous identifier. Elles permettent notamment de garantir le fonctionnement du site Web et d’améliorer l’expérience de navigation des utilisateurs. Elles fournissent certaines données qui nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur notre site Web ainsi que de détecter certains types de fraudes. Les Cookies ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent être utilisés pour extraire vos renseignements personnels.
Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Cookies lors de votre visite du site Web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’accepter ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les Cookies. Veuillez noter que la désactivation des Cookies sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur le site Web et vous empêcher d’utiliser certaines de ses fonctionnalités.
6. Mesures de sécurité
La Société a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation et modification non autorisés. Ces mesures comprennent notamment le cryptage, le contrôle d’accès, la séparation des tâches, l’audit interne, etc.
Parmi les diverses mesures mises en place :
- Notre site Web est doté d’un Protocole SSL (Secure Sockets Layer) qui assure une connexion sécurisée entre votre appareil et notre serveur;
- Les employés de la Société ont pris connaissance de la présente Politique et ont pris l’engagement de s’y conformer et de respecter le caractère confidentiel des Renseignements personnels concernant nos clients potentiels et existants. De plus, chaque employé s’engage à suivre et à respecter une politique de gouvernance des données applicables à l’ensemble du personnel de la Société;
- Comme mentionné à la Section 3.3, nous avons mis en place des mesures d’accès aux Renseignements personnels qui limitent l’accès uniquement aux personnes qui pourraient avoir une raison valable pour consulter, traiter, communiquer ou autrement utiliser vos renseignements;
- Comme mentionné à la Section 3.3, les sous-traitants et les tiers qui font affaire avec la Société et avec qui nous devons parfois communiquer vos Renseignements personnels nous ont fourni une assurance satisfaisante quant à leur engagement à protéger la confidentialité et le caractère privé de ces renseignements.
Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels.
7. Modification de la présente Politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de la Politique de confidentialité et actualiserons la date de mise à jour figurant dans le pied de page de celle-ci. Une alerte sur le site Web notifiera qu’un changement à la Politique a été publié. Nous vous encourageons donc à consulter notre Politique de confidentialité lorsque vous visitez le site Web afin d’obtenir un avis de la Politique mise à jour en temps opportun.
Si vous n’approuvez pas les nouvelles conditions de la Politique de confidentialité, nous vous invitons à ne plus utiliser notre site Web et nos Services. Si vous choisissez de continuer d’utiliser notre site Web ou nos Services après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de notre site Web et de nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.
8. Liens vers des sites Web de tiers
Il peut arriver à l’occasion que nous incluions sur notre site Web des références ou des liens vers des sites Web, produits ou services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par la Société, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n’assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s’applique uniquement au site Web et aux Services que nous offrons. La présente Politique ne s’étend pas aux Services de tiers.
9. Limitation de la responsabilité
La Société s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des Renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité.
Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsqu’on transmet des Renseignements personnels sur le réseau public qu’est Internet.
Vous acceptez ainsi que la Société ne puisse être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des Renseignements personnels transmis ou hébergés sur ses systèmes ou sur ceux d’un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part la Société. En conséquence, vous acceptez de dégager la Société et ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires commerciaux de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu’il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l’utilisation de vos Renseignements personnels.
Dans le cas d’une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos Renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible, et la Société prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels.
10. Individus âgés de moins de 14 ans
Dans le cadre de nos activités, nous recueillons et utilisons des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Afin de pouvoir recueillir et traiter ces données en toute légalité, nous obtenons le consentement du parent ou du tuteur légal du mineur avant de procéder à cette collecte et utilisation de données. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans votre consentement, veuillez nous contacter pour demander la suppression des Renseignements personnels de cet enfant de nos systèmes.
11. Communiquez avec nous
Toute question, commentaire, demande ou préoccupation concernant la présente Politique de protection de la vie privée doit être adressée à notre RPRP aux coordonnées figurant à la Section 1.2 de la présente Politique.