Œuvrez-vous dans une entreprise ou une profession où vous facturez des décaissements ou des dépenses à vos clients? Dans l’affirmative, vous devez savoir comment traiter la TPS/TVH, sans quoi vous risquez de vous retrouvez avec un avis de cotisation coûteux − ou de tromper vos clients!
(Nous supposons ici que vous comprenez les rudiments de la TPS/TVH. À titre d’entreprise, vous avez normalement droit à des « crédits de taxes sur les intrants » (CTI) vous permettant de recouvrer la totalité de la TPS ou de la TVH que vous payez sur les coûts que vous engagez pour faire des affaires. Ces CTI sont déduits de la TPS/TVH que vous avez perçue ou facturée, au moment de calculer la « taxe nette » que vous remettez à l’ARC avec votre déclaration de TPS/TVH.)
Lorsque vous inscrivez des décaissements sur votre facture à un client, vous devez d’abord déterminer si vous avez engagé le décaissement « à titre de mandataire » du client. Cette détermination est cruciale, et vous devez élaborer une réponse claire avant de délivrer votre facture.
L’ARC a publié les politiques P-209R, « Débours effectués par les avocats » (ce lien), et P-182R, « Du mandat » (ce lien), pour faciliter cette détermination (disponibles sur cra-arc.gc.ca), ainsi que le Bulletin d’information GI-197 « Frais remboursables » (ce lien).
Par exemple :
- des frais de déplacement, de poste, de téléphone, de messagerie et de photocopie ne sont normalement pas engagés à titre de « mandataire ». Ce sont des frais qui vous sont propres, et des intrants (faisant partie du coût) des services que vous offrez;
- le paiement d’une dépense qui appartient en propre au client est un paiement effectué à titre de « mandataire ». Par exemple, lorsqu’un avocat paie le droit de mutation d’une propriété pour un client qui achète une habitation, il le fait à titre de « mandataire » du client.
La Cour d’appel fédérale (CAF), dans le jugement rendu en 2010 dans Merchant Law Group (2010 CFA 206) (ce lien) a maintenu l’approche de l’ARC relativement aux décaissements de TPS/TVH, mais a défini la détermination du « mandataire » dans des termes un peu différents : les dépenses assumées à titre de mandataire sont celles où le client est explicitement responsable envers le tiers fournisseur du paiement des frais (paragraphe 25). Les paramètres de cette règle sont toujours à être déterminés.
Si la dépense n’est pas engagée à titre de mandataire
Une dépense qui n’est pas engagée à titre de mandataire (par exemple, des frais de déplacement) est considérée comme un intrant des services que vous offrez. Vous devez demander vous-même tout crédit de taxe sur les intrants relatif à telle dépense. Vous facturez alors le montant avant TPS/TVH de la dépense comme un décaissement (débours), que vous ajoutez à vos honoraires avant de compter la TPS ou la TVH. Si vous facturez la TPS/ TVH sur vos services, vous facturez alors la taxe sur le total incluant le décaissement (avant TPS/TVH).
EXEMPLE
Lors d’un déplacement lié à un dossier d’un client, vous payez une note d’hôtel de 100 $ à Calgary, majorée de 5 $ de TPS. Vous souhaitez que votre client vous rembourse. Vous facturez 1 000 $ au client pour votre travail. Comme le client est établi en Alberta, vous lui facturez une TPS de 5 % plutôt que la TVH.
Vous devriez demander le remboursement des 5 $ de TPS comme un crédit de taxe sur les intrants dans votre déclaration de TPS/TVH, et constater un décaissement de 100 $ et non de 105 $.
Vous facturez donc le client ainsi :
Honoraires 1 000,00 $
Décaissements : hôtel 100,00
Total partiel 1 100,00 $
TPS @ 5% 55,00
Total 1 155,00 $
Le résultat net peut sembler identique à celui de la simple facturation de 105 $ au client à titre de décaissement (en plus de vos honoraires de 1 000 $ majorés de la TPS de 50 $), sans l’ajout de la TPS au décaissement. Toutefois, si vous procédez ainsi, l’ARC pourra vous imposer pour ne pas avoir perçu la TPS sur le décaissement! (Le cas échéant, il n’est pas certain que vous puissiez obtenir le crédit de taxe sur les intrants.)
Notez, en outre, que si vous utilisez cette méthode, des décaissements taxables pourraient devenir non taxables ou taxables à un taux différent, et des décaissements non taxables pourraient devenir taxables. Ce qui importe est la nature de vos honoraires aux fins de la TPS ou de la TVH, non le taux de taxe payé sur la dépense que vous avez engagée.
Supposons donc, dans l’exemple qui précède, que vous facturez vos services à un client non résident et ne comptez pas la TPS. Votre total partiel serait toujours de 1 100 $, sans TPS ajoutée, pour une facture totale de 1 100 $. Entre-temps, vous avez correctement demandé le crédit de taxe sur les intrants de 5 $. Ainsi, aucune TPS nette ne s’applique à la note d’hôtel que vous avez payée. La note d’hôtel de 100 $ est incluse dans vos décaissements, et le client ne paie pas de TPS sur ce montant.
En revanche, supposons que votre client est en Ontario et que vous lui facturez la TVH de 13 % sur vos services. Votre total partiel serait à nouveau de 1 100 $, mais la TVH de 13 % s’applique au montant entier. Résultat, vous refacturez la note d’hôtel à Calgary (au départ de 100 $ + 5 $ de TPS), comme étant 100 $ + 13 $ de TVH. Comme la note d’hôtel était un intrant de vos services, non une dépense engagée à titre de mandataire de votre client, le résultat est bon. Le client paie effectivement 113 $ pour votre séjour à l’hôtel). (Si le client est une entreprise qui a droit aux crédits de taxes sur les intrants, il demandera un crédit pour les 13 $, en parallèle à la TVH dans vos honoraires.)
Si la dépense est engagée à titre de mandataire
En engageant une dépense à titre de mandataire, vous servez simplement de « courroie de transmission ». Vous l’indiquez sur votre facture après avoir calculé la totalité de la TPS/TVH, et vous incluez la TPS/TVH qui s’applique à la dépense − ou rien s’il n’y en avait pas. Vous ne demandez pas de crédit de taxe sur les intrants à l’égard de la TPS/TVH facturée sur la dépense, parce que vous n’avez pas engagé la dépense − vous l’avez simplement payée à titre de mandataire de votre client. Vous n’ajoutez pas non plus la TPS/TVH sur le décaissement. Le client assume toute TPS ou TVH facturée à l’origine. En fait, c’est comme si vous n’étiez pas dans le décor et que le client avait engagé la dépense directement.
Pour les dépenses engagées à titre de mandataire, la situation initiale en matière de TPS/TVH est donc préservée et refilée au client.
Conclusion
Cette situation est délicate, et nombre d’entreprises et de professionnels ont tout faux. Quoi qu’il en soit, si vous ne vous conformez pas correctement, vous vous exposez à recevoir un avis de cotisation pouvant aller jusqu’à quatre années de TPS/TVH passées, plus les intérêts, sur tous vos décaissements. Et, si, par erreur, vous facturez la TPS/TVH sur un décaissement alors que vous n’auriez pas dû, ou facturez la TPS/TVH en sus d’un montant taxes comprises, vous trompez vos clients.
Si vous avez déclaré incorrectement la TPS/TVH sur des décaissements par le passé, vous pourriez éliminer tout coût net par une divulgation volontaire, cela de préférence avec l’aide d’un fiscaliste compétent.