En cette époque où le travail à distance et les activités d’équipe sont devenus la norme, l’ARC a récemment mis à jour ses politiques en matière d’avantages imposables dans le but de tenir compte de l’évolution des modes de travail.
Les employeurs qui offrent à leurs employés des prestations de service, subventionnent leur stationnement ou organisent des activités sociales en personne et à distance à leur intention devraient examiner ces politiques mises à jour pour s’assurer qu’elles ne créent pas, malencontreusement, des avantages imposables.
Cadeaux, récompenses et prestations de service à long terme
Les cadeaux et récompenses consentis aux employés en espèces ou en « quasi‑espèces » (par exemple, une carte prépayée ou une gratification facilement convertible en espèces) sont généralement imposables.
L’ARC a cependant une politique administrative selon laquelle les cadeaux et récompenses « autres qu’en espèces » ne représentent pas un avantage imposable dans certaines circonstances.
La valeur totale des cadeaux autres qu’en espèces (hors des articles futiles et des prestations de service à long terme) faits à un employé ne doit pas dépasser 500 $ dans une année, et le cadeau doit être fait en lien avec une occasion spéciale (un anniversaire de naissance, par exemple) ou en reconnaissance générale de la contribution de l’employé. Le cadeau ou la récompense ne doivent pas être donnés pour des raisons liées au rendement.
Dans un ajout récent à la politique de l’ARC en matière de cadeaux et de récompenses, les cartes‑cadeaux sont considérées comme étant « autres qu’en espèces » si certaines exigences sont satisfaites.
Le montant du don doit être déjà porté sur la carte‑cadeau qui ne doit être utilisée que pour l’achat de biens ou de services auprès d’un détaillant individuel (ou d’un groupe de détaillants) identifié sur la carte.
Les conditions de la carte doivent faire en sorte que sa valeur ne puisse être convertie en espèces, et l’employeur doit tenir un journal de certaines informations, dont le nom de l’employé, le motif du don de la carte, et les détails que sont le montant de la carte et le nom des détaillants où elle peut être utilisée.
Si la carte‑cadeau ne satisfait pas toutes les conditions requises, elle sera considérée comme « autre qu’en espèces » et constituera un avantage imposable.
Stationnement
L’ARC a ajouté un élément à sa politique administrative concernant le stationnement « aléatoire » offert aux employés (c’est‑à‑dire lorsque le nombre de places de stationnement disponibles est inférieur au nombre d’employés qui souhaitent se garer).
L’offre de ce type de stationnement ne sera pas considérée comme un avantage imposable si certaines conditions sont satisfaites.
Il ne doit pas y avoir plus de deux places de stationnement disponibles pour trois employés qui souhaitent se garer. De plus, les places ne doivent être attribuées à aucun employé particulier (leur utilisation doit se faire au hasard ou de façon incertaine). Les places doivent être offertes à tous les employés qui souhaitent se garer.
Cette concession allège le fardeau que représente pour les employeurs le calcul des avantages lorsque l’utilisation du stationnement se fait de façon sporadique. Cela est particulièrement utile lorsque les affectations du travail à distance et en personne varient de semaine en semaine.
Activités mondaines
L’ARC a également mis à jour sa politique administrative concernant les activités mondaines pour y englober les activités dont le coût de participation virtuelle est assumé par l’employeur.
Les activités mondaines en personne ne représentent pas un avantage imposable lorsqu’elles sont ouvertes à tous les employés et que le coût par employé est de 150 $ ou moins (incluant les taxes). Lorsqu’il y a des participants virtuels, une autre exigence s’ajoute, selon laquelle les cartes‑cadeaux fournies pour les repas, etc., doivent satisfaire les exigences relatives aux avantages « autres qu’en espèces », dont nous avons parlé plus haut.
Les activités mondaines virtuelles ne représentent pas un avantage imposable lorsqu’elles sont ouvertes à tous les employés et que le coût par employé est de 50 $ ou moins (incluant les taxes) si l’activité ne comprend que les repas, les boissons et les services de livraison, ou de 100 $ ou moins (incluant les taxes) si l’activité comprend également des divertissements.
Si les sommes sont transmises à l’employé à l’avance, ou remboursées à l’employé après l’activité virtuelle, des reçus doivent être remis. Comme pour les activités en personne, les cartes‑cadeaux doivent satisfaire les exigences relatives aux avantages « autres qu’en espèces ».
Dans les deux cas, le maximum annuel pour les activités mondaines (en personne, virtuelles, ou les deux à la fois) est de six activités payées par l’employeur. Toute activité au‑delà de ce nombre constituera automatiquement un avantage imposable.
Il est essentiel de noter les plafonds monétaires inférieurs pour les activités virtuelles, au regard des activités en personne. Si ces plafonds sont dépassés, le plein montant est un avantage imposable.
On trouvera plus d’informations à ce sujet sur le site Web du gouvernement du Canada.